Tự đánh giá chương trình là công việc tốn nhiều tháng và huy động nhiều người. Nó cũng là công việc dễ trở thành hình thức nhất trong toàn bộ công tác chất lượng.
Dấu hiệu để phân biệt: báo cáo được viết cho ai đọc.
Hai cách hiểu về mục đích
Cách thứ nhất: tự đánh giá là bước chuẩn bị cho đánh giá ngoài. Mục tiêu là có một bộ hồ sơ đầy đủ và một báo cáo trình bày chương trình ở trạng thái tốt nhất.
Cách thứ hai: tự đánh giá là dịp nhìn lại chương trình một cách có hệ thống, phát hiện chỗ cần sửa, và lập kế hoạch sửa. Báo cáo là sản phẩm phụ.
Cả hai cách đều cho ra một báo cáo. Nhưng chỉ cách thứ hai làm chương trình tốt lên — và nó là cách duy nhất khiến công sức bỏ ra có giá trị tương xứng.
Tổ chức nhóm làm việc
Bốn nguyên tắc:
Có người chịu trách nhiệm chính và người đó phải có thời gian. Giao thêm cho một người đang đủ việc là cách chắc chắn nhất để báo cáo bị làm vội ở tháng cuối.
Trong nhóm phải có người dạy chương trình đó. Nhóm chỉ gồm cán bộ quản lý sẽ viết ra một báo cáo đúng về thủ tục và rỗng về nội dung chuyên môn.
Có người từ bên ngoài chương trình — một đồng nghiệp ở khoa khác. Người trong cuộc không nhìn thấy những thứ đã quen.
Phân công theo tiêu chuẩn, mỗi người phụ trách một nhóm, nhưng có một người đọc lại toàn bộ để đảm bảo nhất quán.
Thu minh chứng
Đây là phần tốn thời gian nhất và có thể rút ngắn đáng kể:
Bắt đầu từ những gì đã có. Phần lớn minh chứng nằm rải rác trong các bộ phận — đề cương học phần, biên bản họp, kết quả khảo sát, báo cáo thực tập. Liệt kê trước rồi mới đi tìm phần thiếu.
Lập bảng đối chiếu tiêu chí với minh chứng ngay từ đầu, không để tới lúc viết. Bảng này cho thấy ngay chỗ nào không có gì để chứng minh — và đó chính là chỗ cần cải tiến.
Minh chứng phải nói lên điều gì đó, không chỉ tồn tại. Một biên bản họp chứng minh có họp; nó không chứng minh việc họp đó dẫn tới thay đổi nào. Nếu muốn chứng minh điều thứ hai thì cần thêm bằng chứng về thay đổi.
Không tạo minh chứng hồi tố. Việc dựng lại biên bản cho các cuộc họp đã qua hoặc ký lại tài liệu với ngày cũ là làm giả — và nó thường bị phát hiện qua sự không nhất quán.
Chỗ hình thức hoá thường gặp
Bốn dấu hiệu:
Báo cáo chỉ mô tả, không đánh giá. "Chương trình có 120 tín chỉ, gồm..." là mô tả. Đánh giá là: cấu trúc này có phục vụ chuẩn đầu ra không, chỗ nào chưa.
Mọi tiêu chí đều đạt. Một chương trình thật không thể tốt đều ở mọi mặt. Báo cáo không có điểm yếu nào là báo cáo chưa nhìn kỹ — và người đánh giá ngoài đọc ra điều này ngay.
Phần điểm yếu toàn là thứ không thuộc thẩm quyền — thiếu kinh phí, thiếu biên chế, cơ chế chung. Có thể đúng, nhưng nếu chỉ có loại này thì báo cáo đang tránh nhìn vào những gì tự sửa được.
Kế hoạch cải tiến không có người và không có mốc. "Tiếp tục nâng cao chất lượng" không phải một kế hoạch.
Viết phần điểm yếu thế nào
Đây là phần quyết định giá trị của cả báo cáo, và có ba nguyên tắc:
Nêu cụ thể, có số liệu. "Tỷ lệ sinh viên tham gia khảo sát cuối khoá ba năm gần đây dưới 30%, nên kết quả không đại diện" — đây là một điểm yếu nêu được và sửa được.
Nêu kèm nguyên nhân đã tìm hiểu, không phải nguyên nhân đoán.
Kèm việc sẽ làm, ai làm, khi nào xong.
Một điểm yếu được nêu như vậy làm báo cáo mạnh lên chứ không yếu đi — vì nó cho thấy đơn vị biết mình đang ở đâu.
Sau khi nộp báo cáo
Ba việc quyết định tự đánh giá có phải một chu trình thật hay không:
Chuyển kế hoạch cải tiến thành công việc có lịch và đưa vào kế hoạch năm của đơn vị. Nếu nó chỉ nằm trong báo cáo, nó sẽ không xảy ra.
Rà lại sau sáu tháng — việc nào đã làm, việc nào chưa và vì sao.
Giữ bộ minh chứng ở dạng sống. Nếu mỗi chu kỳ lại đi thu từ đầu thì chi phí lặp lại mãi. Một hệ thống lưu minh chứng theo tiêu chí, cập nhật liên tục, làm chu kỳ sau nhẹ đi rất nhiều.
Cách đo xem tự đánh giá có tác dụng
Một câu hỏi ở chu kỳ sau: những điểm yếu nêu ở chu kỳ trước, bao nhiêu đã được xử lý?
Nếu phần lớn vẫn còn nguyên và được chép lại vào báo cáo mới, thì quy trình đang chạy nhưng không tạo ra thay đổi — và điều cần bàn không phải là báo cáo mà là vì sao các kế hoạch cải tiến không được thực hiện.
Câu trả lời cho câu đó thường nằm ở ba chỗ: kế hoạch không có nguồn lực, không ai chịu trách nhiệm cụ thể, hoặc nó không nằm trong bất cứ kế hoạch công tác nào sau khi báo cáo nộp xong.
Hai cách hiểu về mục đích tự đánh giá khác nhau thế nào?
Một cách coi nó là bước chuẩn bị cho đánh giá ngoài; cách kia coi nó là dịp nhìn lại để phát hiện chỗ cần sửa — chỉ cách thứ hai làm chương trình tốt lên.
Dấu hiệu báo cáo bị hình thức hoá?
Chỉ mô tả mà không đánh giá, mọi tiêu chí đều đạt, điểm yếu toàn là thứ ngoài thẩm quyền, và kế hoạch cải tiến không có người và không có mốc.
Nên viết phần điểm yếu thế nào?
Nêu cụ thể có số liệu, kèm nguyên nhân đã tìm hiểu, và kèm việc sẽ làm cùng người phụ trách và mốc thời gian.
Làm sao đo tự đánh giá có tác dụng?
Ở chu kỳ sau, xem bao nhiêu điểm yếu nêu ở chu kỳ trước đã được xử lý — nếu phần lớn được chép lại nguyên thì quy trình chạy mà không tạo ra thay đổi.
