Việc chỉnh sửa, thu hồi, cấp lại văn bằng chứng chỉ do quy chế quản lý văn bằng chứng chỉ hiện hành quy định, với các thủ tục và thẩm quyền cụ thể. Mọi trường hợp phải xử lý theo đúng văn bản áp dụng và báo cáo cơ quan quản lý khi quy định yêu cầu — nội dung dưới đây chỉ bàn về cách tổ chức công việc.
Một người tốt nghiệp mười năm trước quay lại báo rằng tên trên bằng sai một chữ. Hoặc bộ phận lưu trữ phát hiện hai bản ghi mâu thuẫn nhau. Hoặc một cơ quan yêu cầu xác minh và phát hiện thông tin không khớp.
Đây là tình huống mọi cơ sở đều gặp, và ở phần lớn nơi thì không có quy trình sẵn — nên mỗi lần lại xử lý theo một cách.
Các loại sai sót
Năm loại, cần năm cách xử lý khác nhau:
Sai thông tin cá nhân — tên, ngày sinh, nơi sinh, số định danh. Phổ biến nhất, thường do lỗi nhập liệu hoặc do giấy tờ gốc không thống nhất.
Sai thông tin đào tạo — ngành, hệ, xếp loại, năm tốt nghiệp.
Sai trên bản gốc nhưng đúng trong sổ gốc, hoặc ngược lại.
Thiếu bản ghi — người có bằng nhưng không có trong sổ, hoặc ngược lại.
Nghi ngờ bằng không do trường cấp. Loại này khác hẳn bốn loại trên và cần xử lý theo hướng khác.
Xác minh trước khi làm gì
Đây là bước bắt buộc và nó quyết định mọi bước sau. Bốn việc:
Đối chiếu với sổ gốc. Sổ gốc là căn cứ, không phải bản đang giữ trong tay người học.
Đối chiếu với hồ sơ tuyển sinh và hồ sơ học tập — giấy tờ gốc nộp khi nhập học, bảng điểm, quyết định tốt nghiệp.
Xác định lỗi phát sinh ở khâu nào — từ giấy tờ người học nộp, từ khâu nhập liệu, từ khâu in, hay từ khâu ghi sổ.
Yêu cầu người học cung cấp giấy tờ chứng minh thông tin đúng là gì.
Ghi lại toàn bộ quá trình xác minh này thành hồ sơ — nó là căn cứ cho mọi quyết định sau, và nó cần thiết nếu về sau có tranh chấp.
Ba hướng xử lý
Tuỳ loại sai sót và tuỳ quy định áp dụng:
Chỉnh sửa nội dung văn bằng — khi lỗi thuộc về cơ sở và thông tin đúng xác định được. Thủ tục và thẩm quyền theo quy chế.
Cấp giấy xác nhận đính kèm — với các trường hợp mà văn bằng không sửa được nhưng cần làm rõ thông tin.
Thu hồi và huỷ bỏ — với các trường hợp nghiêm trọng, có căn cứ rõ ràng, và theo đúng thẩm quyền quy định.
Nguyên tắc chung: không tự ý sửa bản ghi mà không có hồ sơ. Một thay đổi không có căn cứ ghi lại sẽ tạo ra vấn đề lớn hơn vấn đề đang giải quyết.
Khi lỗi do giấy tờ người học nộp ban đầu
Tình huống thường gặp: giấy khai sinh và chứng minh nhân dân ghi khác nhau, và trường ghi theo một trong hai.
Ba việc:
Xác định giấy tờ nào là căn cứ pháp lý tại thời điểm cấp bằng và tại thời điểm hiện nay.
Người học cần hoàn tất việc thống nhất thông tin ở các giấy tờ gốc trước — trường không sửa được phần đó.
Xử lý theo quy định về đính chính sau khi giấy tờ gốc đã thống nhất.
Thông báo cho ai
Bốn nhóm, tuỳ trường hợp:
Người học — bằng văn bản, nêu rõ đã xác minh gì và sẽ xử lý thế nào.
Cơ quan quản lý — khi quy định yêu cầu báo cáo.
Bên đã nhận bản sao hoặc đã được xác minh trước đó — nếu thông tin đã cung cấp nay thay đổi. Đây là điểm hay bị bỏ qua và có thể gây hậu quả cho người học.
Các bộ phận trong trường có lưu bản ghi liên quan.
Hồ sơ của việc xử lý
Sáu thứ cần lưu:
Đơn hoặc văn bản phát hiện sự việc.
Kết quả đối chiếu với sổ gốc và các hồ sơ liên quan.
Giấy tờ chứng minh do người học cung cấp.
Quyết định xử lý và căn cứ.
Bản văn bằng cũ nếu thu hồi.
Văn bản thông báo đã gửi.
Bộ hồ sơ này lưu cùng với bản ghi gốc, không lưu riêng — để lần tra cứu sau nhìn thấy được lịch sử.
Phòng ngừa
Năm việc giảm phần lớn các trường hợp:
Cho người học kiểm tra thông tin trước khi in bằng. Gửi bản nháp, yêu cầu xác nhận bằng chữ ký. Đây là việc đơn giản nhất và hiệu quả nhất.
Đối chiếu hai lần giữa danh sách in và sổ gốc, bởi hai người khác nhau.
Thống nhất thông tin cá nhân ngay từ khâu nhập học — yêu cầu giấy tờ khớp nhau, xử lý các trường hợp lệch trước khi vào học.
Một nguồn dữ liệu duy nhất cho thông tin người học, thay vì mỗi bộ phận một danh sách.
Rà định kỳ — đối chiếu sổ gốc với dữ liệu điện tử mỗi năm một lần, phát hiện lệch khi còn dễ sửa.
Một điều về thái độ
Với người học, một lỗi trên văn bằng có thể chặn một cơ hội việc làm, một hồ sơ du học, một thủ tục quan trọng — và họ thường tới trong tình trạng lo lắng.
Hai việc nên làm ngay: nói rõ quy trình sẽ mất bao lâu, và cấp một văn bản xác nhận tạm nếu họ cần gấp. Cả hai đều nằm trong tầm tay và chúng thay đổi hoàn toàn trải nghiệm của người đang cần giúp.
Bước bắt buộc trước khi xử lý sai sót trên văn bằng?
Xác minh — đối chiếu với sổ gốc, với hồ sơ tuyển sinh và học tập, xác định lỗi phát sinh ở khâu nào, và ghi lại toàn bộ quá trình thành hồ sơ.
Nhóm nào hay bị bỏ quên khi thông báo?
Bên đã nhận bản sao hoặc đã được xác minh trước đó — nếu thông tin đã cung cấp nay thay đổi mà không báo thì có thể gây hậu quả cho người học.
Việc phòng ngừa nào hiệu quả nhất?
Cho người học kiểm tra thông tin và xác nhận bằng chữ ký trước khi in bằng.
Nên làm gì ngay khi người học tới báo lỗi?
Nói rõ quy trình mất bao lâu, và cấp một văn bản xác nhận tạm nếu họ cần gấp cho một thủ tục đang chờ.
