Giá trị pháp lý của bản số hoá, thời hạn lưu trữ bắt buộc và điều kiện huỷ bản gốc được quy định bởi pháp luật về lưu trữ và quy chế của cơ sở — kiểm trước khi quyết định bất cứ điều gì về bản giấy.
Một cơ sở đào tạo lâu năm có hàng chục nghìn hồ sơ giấy, và mỗi lần có yêu cầu tra cứu là một lần tìm trong kho.
Quyết định số hoá là hợp lý. Nhưng phần lớn dự án loại này bắt đầu bằng việc mua máy quét, và đó là lý do nhiều dự án dừng ở giữa chừng với một khối tệp không tra được.
Bắt đầu từ mục đích, không từ thiết bị
Ba câu hỏi phải trả lời trước:
Số hoá để giải quyết vấn đề gì? Tra cứu nhanh hơn, giảm rủi ro mất mát, tiết kiệm không gian, hay đáp ứng một yêu cầu quản lý? Mỗi mục đích dẫn tới một cách làm khác.
Ai sẽ dùng, và dùng để làm gì? Nếu chủ yếu để cấp bản sao và xác nhận, thì thứ cần là tra được theo tên và theo năm — không cần quét toàn văn mọi thứ.
Bản số hoá có giá trị pháp lý tới đâu? Đây là câu quyết định việc có được huỷ bản giấy hay không, và câu trả lời thuộc về quy định chứ không thuộc về ý muốn của đơn vị.
Xác định phạm vi ưu tiên
Số hoá toàn bộ kho là dự án nhiều năm. Chia theo ưu tiên thì có kết quả dùng được ngay từ giai đoạn đầu.
Bốn nhóm, theo thứ tự:
Sổ gốc cấp văn bằng. Đây là tài liệu quan trọng nhất, được yêu cầu nhiều nhất, và tổn thất lớn nhất nếu mất.
Hồ sơ của các khoá bị yêu cầu nhiều nhất — thường là các khoá tốt nghiệp mười tới hai mươi năm trước, nhóm đang ở giai đoạn cần giấy tờ cho thăng tiến hoặc đi nước ngoài.
Chương trình đào tạo theo từng khoá — thứ khó thay thế nhất và hay thiếu nhất.
Các hồ sơ còn lại, theo thứ tự từ cũ nhất — vì giấy cũ xuống cấp nhanh hơn.
Chuẩn bị trước khi quét
Đây là phần chiếm nhiều thời gian nhất và hay bị đánh giá thấp.
Bốn việc:
Sắp xếp và kiểm kê. Biết mình có gì, ở đâu, và thiếu gì — trước khi bắt đầu.
Xử lý tài liệu hỏng. Giấy rách, mờ, dính. Một số cần xử lý chuyên môn trước khi quét được.
Quyết định đơn vị tài liệu. Một tệp là một hồ sơ cá nhân, hay một trang, hay một quyển sổ? Quyết định này ảnh hưởng tới mọi thứ sau đó và rất khó đổi.
Thống nhất quy tắc đặt tên. Xem phần dưới.
Đặt tên và siêu dữ liệu
Đây là phần quyết định kho số hoá có dùng được hay không, và nó là phần bị bỏ qua nhiều nhất.
Một khối tệp quét đẹp mà không có siêu dữ liệu là một khối tệp không tra được — về mặt thực tế nó không tốt hơn kho giấy.
Bốn nguyên tắc:
Quy tắc đặt tên thống nhất, viết ra trước, áp dụng cho mọi tệp. Nên gồm: loại tài liệu, năm, và mã định danh.
Siêu dữ liệu tối thiểu cho mỗi tài liệu — họ tên, năm sinh hoặc mã người học, khoá, ngành, loại tài liệu. Đây là thứ cho phép tra cứu.
Nhập siêu dữ liệu ngay lúc quét, không để sau. Việc mở lại từng tệp để nhập sau tốn gấp nhiều lần.
Lưu siêu dữ liệu ở nơi tách khỏi tệp — một cơ sở dữ liệu hoặc ít nhất một bảng tính — để tra cứu không phải mở từng tệp.
Kiểm chất lượng
Bốn việc, làm trong lúc quét chứ không làm cuối dự án:
Kiểm mẫu ngẫu nhiên mỗi lô — đọc được không, có thiếu trang không, có bị lệch hoặc cắt mất phần nào không.
Đối chiếu số lượng — số tệp có khớp với số tài liệu trong kiểm kê không. Đây là phép kiểm đơn giản và nó bắt được việc bỏ sót.
Kiểm tệp mở được — một số tệp có thể hỏng trong quá trình lưu.
Kiểm siêu dữ liệu — tên gõ sai là lỗi phổ biến nhất và nó làm hồ sơ đó không bao giờ tìm thấy.
Bản giấy sau khi quét
Đây là câu hỏi thường gặp và câu trả lời không nằm ở đơn vị:
Không huỷ bản giấy cho tới khi chắc chắn về quy định. Nhiều loại tài liệu có thời hạn lưu trữ bắt buộc bằng bản gốc, và bản số hoá không thay thế được.
Ba việc nên làm với bản giấy:
Sắp xếp lại theo trật tự tra cứu được, vì sau khi số hoá thì ít khi phải mở tới — nhưng khi cần thì phải tìm được.
Cải thiện điều kiện bảo quản — độ ẩm và côn trùng là hai nguyên nhân chính làm hỏng kho giấy.
Ghi rõ tài liệu nào đã được số hoá, để không quét lại.
Bảo mật
Hồ sơ người học chứa dữ liệu cá nhân, nên bốn việc là bắt buộc:
Phân quyền theo vai trò — ai xem được gì. Không phải mọi cán bộ đều cần xem mọi hồ sơ.
Ghi nhật ký truy cập — ai xem hồ sơ nào, khi nào.
Sao lưu ở ít nhất hai nơi, một nơi tách biệt về vật lý. Một kho số hoá không sao lưu là một kho có thể mất trắng trong một sự cố.
Quy định về việc gửi ra ngoài — khi nào được gửi bản số cho ai, qua kênh nào.
Ba bẫy thường gặp
Thuê ngoài toàn bộ mà không chuẩn bị. Đơn vị thuê ngoài quét nhanh, nhưng nếu không có quy tắc đặt tên và siêu dữ liệu do bạn định trước thì bạn nhận về một khối tệp không tra được. Và họ xử lý dữ liệu cá nhân, nên cần thoả thuận về bảo mật.
Chọn định dạng độc quyền. Dùng định dạng phổ biến và mở — kho này phải đọc được sau hai mươi năm.
Làm xong rồi không ai cập nhật. Hồ sơ mới vẫn phát sinh mỗi năm. Nếu không có quy trình số hoá ngay từ đầu cho hồ sơ mới, thì sau năm năm lại có một kho giấy mới.
Điểm cuối quan trọng nhất: số hoá kho cũ và số hoá quy trình mới là hai việc, và việc thứ hai mới là việc giải quyết vấn đề lâu dài.
Nên bắt đầu số hoá từ đâu?
Từ sổ gốc cấp văn bằng, rồi hồ sơ của các khoá bị yêu cầu nhiều nhất, rồi chương trình đào tạo theo từng khoá.
Phần nào quyết định kho số hoá có dùng được không?
Siêu dữ liệu — một khối tệp quét đẹp mà không có siêu dữ liệu thì về mặt thực tế không tốt hơn kho giấy.
Có được huỷ bản giấy sau khi quét không?
Không quyết định được ở cấp đơn vị — nhiều loại tài liệu có thời hạn lưu trữ bắt buộc bằng bản gốc, phải kiểm quy định trước.
Bẫy quan trọng nhất là gì?
Số hoá xong kho cũ mà không số hoá quy trình mới — sau năm năm lại có một kho giấy mới.
