Thẩm quyền và thủ tục điều chỉnh chương trình do quy chế của từng cơ sở và quy định hiện hành xác định — mức thay đổi nào cần phê duyệt ở cấp nào phải theo văn bản, không theo thông lệ.
Chương trình đào tạo được rà soát theo chu kỳ, thường vài năm một lần. Cơ chế này hợp lý — nó tránh việc thay đổi liên tục làm người học và người dạy không theo kịp.
Nhưng có những thứ không chờ được tới kỳ rà soát, và việc chờ tạo ra một chương trình lạc hậu một cách có thể tránh được.
Khi nào cần cập nhật trước chu kỳ
Bốn tình huống:
Nội dung đã sai hoặc đã lỗi thời. Một quy định đã thay đổi, một phương pháp đã bị thay thế, một công cụ đã ngừng tồn tại. Dạy tiếp nội dung này là dạy thứ không đúng.
Một môn liên tục có tỷ lệ trượt rất cao qua nhiều kỳ — dấu hiệu về thiết kế, không về người học.
Có yêu cầu bên ngoài thay đổi — điều kiện hành nghề, yêu cầu của tổ chức kiểm định.
Phát hiện một khoảng trống nghiêm trọng — người tốt nghiệp thiếu một kỹ năng mà công việc đòi.
Những gì đổi được mà không phải sửa chương trình
Đây là phần quan trọng nhất và ít được tận dụng.
Chương trình đào tạo là khung; nhiều thứ nằm dưới khung đó và thuộc thẩm quyền của người dạy hoặc của bộ môn:
Nội dung chi tiết trong đề cương — chủ đề cụ thể, ví dụ, tình huống. Cập nhật được mỗi năm mà không đụng tới chương trình.
Tài liệu và học liệu.
Phương pháp dạy học.
Hình thức đánh giá, trong phạm vi quy chế cho phép — đổi từ thi viết sang đồ án thường nằm trong thẩm quyền của bộ môn.
Công cụ và phần mềm sử dụng.
Bốn thứ đầu đủ để giải quyết phần lớn nhu cầu cập nhật. Trước khi đề xuất sửa chương trình, kiểm xem thay đổi mình cần có nằm trong nhóm này không — nó tiết kiệm nhiều tháng thủ tục.
Những gì phải qua quy trình chính thức
Bốn loại:
Thêm, bớt, hoặc thay môn học.
Đổi số tín chỉ.
Đổi chuẩn đầu ra.
Đổi điều kiện tiên quyết hoặc trình tự học phần.
Với các loại này, việc cần làm là chuẩn bị hồ sơ đầy đủ và đúng thời điểm — xem phần dưới.
Một quy trình nhẹ cho thay đổi nhỏ
Nhiều cơ sở chỉ có một quy trình duy nhất, nặng như nhau cho mọi mức thay đổi. Kết quả: các thay đổi nhỏ không ai làm, vì chi phí thủ tục lớn hơn lợi ích.
Một cơ chế hai mức giải quyết được:
Mức một — cập nhật đề cương. Bộ môn quyết định, thông báo lên, có hiệu lực từ kỳ sau. Áp dụng cho nội dung chi tiết, tài liệu, phương pháp.
Mức hai — điều chỉnh chương trình. Qua hội đồng, theo chu kỳ hoặc theo đợt.
Điều kiện để mức một không bị lạm dụng: phải có ghi nhận. Mỗi thay đổi được ghi vào một sổ theo dõi, và ở kỳ rà soát chính thức thì tổng hợp lại — lúc đó thấy được chương trình đã trôi bao xa so với bản được duyệt.
Bảo vệ người đang học
Đây là ràng buộc quan trọng nhất với mọi thay đổi giữa chừng.
Bốn nguyên tắc:
Không đổi điều kiện tốt nghiệp của người đã nhập học. Nếu bắt buộc phải đổi, phải có phương án chuyển tiếp rõ ràng và không làm ai chậm tốt nghiệp.
Thay đổi có hiệu lực từ khoá mới, trừ khi thay đổi đó có lợi cho người đang học và họ được chọn.
Công bố trước khi có hiệu lực, đủ sớm để người học điều chỉnh kế hoạch.
Có bảng đối chiếu giữa chương trình cũ và mới, để xử lý các trường hợp học lại, chuyển tiếp, hoặc bảo lưu quay lại.
Điểm cuối hay bị bỏ, và nó là thứ gây rắc rối nhất về sau: một người bảo lưu ba năm quay lại mà không có bảng đối chiếu thì mỗi trường hợp phải xử lý riêng, và các quyết định không nhất quán.
Ghi lại thay đổi
Ba việc, và chúng tốn rất ít so với giá trị:
Lưu từng phiên bản chương trình kèm năm ban hành và khoá áp dụng. Đây là tài liệu sẽ được yêu cầu khi có người xin xác nhận nội dung học nhiều năm sau.
Ghi lý do của mỗi thay đổi lớn. Một dòng là đủ. Nó ngăn việc vài năm sau có người đề xuất quay lại đúng phương án đã bị bỏ.
Lưu đề cương của từng học kỳ, không chỉ lưu bản mới nhất.
Thu thập nhu cầu cập nhật liên tục
Thay vì đợi tới kỳ rà soát rồi mới hỏi, bốn nguồn nên được thu liên tục:
Giảng viên dạy môn — họ biết phần nào không dạy kịp, phần nào người học vướng. Một câu hỏi ở cuối mỗi kỳ là đủ.
Người học — qua khảo sát cuối môn, với một câu mở về nội dung.
Nơi nhận thực tập và người sử dụng lao động.
Người tốt nghiệp sau một hai năm đi làm — nhóm này cho phản hồi có giá trị nhất về khoảng trống, và họ hiếm khi được hỏi.
Giữ một danh sách tích luỹ các đề xuất. Tới kỳ rà soát, danh sách này là đầu vào chính — thay vì phải nhớ lại trong vài buổi họp.
Một cách tự kiểm
Mỗi năm, lấy đề cương của ba môn cốt lõi và hỏi: nếu một người mới tốt nghiệp ngành này đi làm hôm nay, nội dung trong đây có còn là thứ họ cần không?
Câu hỏi này mất một buổi và nó phát hiện được các chỗ đã lạc hậu trước khi chúng thành vấn đề — sớm hơn nhiều so với việc chờ tới kỳ rà soát tiếp theo.
Những gì đổi được mà không phải sửa chương trình?
Nội dung chi tiết trong đề cương, tài liệu và học liệu, phương pháp dạy học, hình thức đánh giá trong phạm vi quy chế, và công cụ sử dụng.
Vì sao nên có quy trình hai mức?
Vì một quy trình nặng như nhau cho mọi mức thay đổi làm các thay đổi nhỏ không ai làm — chi phí thủ tục lớn hơn lợi ích.
Ràng buộc quan trọng nhất khi đổi giữa chừng là gì?
Không đổi điều kiện tốt nghiệp của người đã nhập học, và phải có bảng đối chiếu giữa chương trình cũ và mới.
Nguồn phản hồi nào có giá trị nhất mà ít được hỏi?
Người tốt nghiệp sau một hai năm đi làm — họ cho phản hồi rõ nhất về khoảng trống của chương trình.
