Thủ tục dừng tuyển sinh và đóng chương trình theo quy định hiện hành và quy chế của từng cơ sở — bài này về cách tổ chức quá trình trong phạm vi đó.
Một chương trình tuyển được vài sinh viên mỗi năm trong ba năm liên tiếp. Ai cũng biết nó sẽ phải dừng, và không ai muốn là người nêu ra.
Kết quả thường thấy: chương trình tiếp tục thêm vài khoá với lớp rất nhỏ, chất lượng giảm vì không đủ nguồn lực, rồi dừng đột ngột — cách tệ nhất cho mọi bên.
Khi nào nên tính tới việc dừng
Bốn dấu hiệu, và nên xem chúng cùng nhau chứ không riêng lẻ:
Số nhập học dưới mức tối thiểu để mở lớp trong nhiều năm liên tiếp.
Không đủ giảng viên đúng chuyên môn — và không có kế hoạch bổ sung khả thi.
Nhu cầu của lĩnh vực đã thay đổi — các vị trí mà chương trình đào tạo cho không còn được tuyển.
Nội dung đã được chương trình khác bao phủ tốt hơn, ở chính cơ sở mình.
Điều quan trọng: quyết định nên dựa trên xu hướng nhiều năm, không dựa trên một năm kém — và nên được bàn công khai trong khoa trước khi thành quyết định.
Ba mức, không phải một
Tạm dừng tuyển sinh một năm để cơ cấu lại chương trình. Phù hợp khi vấn đề là nội dung đã cũ chứ không phải nhu cầu mất.
Dừng tuyển sinh nhưng tiếp tục đào tạo các khoá đang học tới khi tốt nghiệp. Đây là cách làm chuẩn mực nhất và cũng tốn nhất.
Đóng và chuyển người học sang chương trình khác. Chỉ dùng khi không thể duy trì, và cần kế hoạch chi tiết.
Sai lầm phổ biến là nhảy thẳng từ mức một sang mức ba mà không có giai đoạn giữa.
Người đang học: phần quan trọng nhất
Đây là nhóm chịu hậu quả trực tiếp và ít có tiếng nói nhất.
Bốn cam kết tối thiểu:
Bảo đảm hoàn thành chương trình đã đăng ký. Người đã nhập học được học hết theo chương trình và nhận bằng như đã công bố khi tuyển sinh. Đây là nguyên tắc, không phải sự linh động.
Thông báo sớm và trực tiếp. Không để sinh viên biết qua tin đồn hoặc qua việc thấy ngành mình biến mất khỏi danh sách tuyển sinh. Tổ chức một buổi gặp, giải thích, và trả lời câu hỏi.
Bảo đảm các môn còn lại vẫn được mở đủ để họ tốt nghiệp đúng hạn — kể cả khi lớp chỉ còn vài người. Đây là khoản tốn kém và nó là phần thuộc cam kết.
Nếu phải chuyển sang chương trình khác: chỉ khi người học đồng ý, với phương án công nhận tối đa tín chỉ đã học, và không kéo dài thời gian học của họ.
Và trả lời trước hai câu họ chắc chắn sẽ hỏi: bằng của tôi có giá trị như thế nào, và việc chương trình bị đóng có ghi trên bằng không. Với hầu hết trường hợp, câu trả lời là bằng không bị ảnh hưởng — nhưng phải nói rõ.
Nhân sự
Giảng viên của chương trình bị đóng là nhóm thứ hai chịu tác động, và việc xử lý họ cũng là tín hiệu cho toàn trường.
Ba việc:
Nói với họ trước, không để họ biết cùng lúc với sinh viên.
Xác định rõ vị trí sau đó — chuyển sang giảng dạy chương trình khác, hoặc các phương án cụ thể khác, với mốc thời gian.
Hỗ trợ chuyển đổi nếu cần bồi dưỡng chuyên môn để dạy các môn mới.
Cách xử lý ở đây được cả trường quan sát. Nếu nó được làm cẩu thả, các khoa khác sẽ chống lại mọi thay đổi trong tương lai — kể cả những thay đổi cần thiết.
Những gì phải công bố và khi nào
Việc dừng tuyển sinh phải được công bố trước khi mùa tuyển sinh bắt đầu, ở cùng những nơi thông tin tuyển sinh được đăng.
Thí sinh đã nộp nguyện vọng vào ngành đó cần được thông báo riêng và kịp để điều chỉnh.
Đây là điểm có rủi ro thật về uy tín: một trường tuyển sinh cho ngành mà mình đã biết sắp đóng là điều không thể giải thích được về sau.
Giữ lại những gì
Khi một chương trình đóng, ba thứ nên được giữ chứ không bỏ:
Hồ sơ đào tạo — chương trình, đề cương, danh sách người tốt nghiệp. Cần cho việc xác minh văn bằng nhiều chục năm sau.
Các học phần còn giá trị — nhiều môn dùng được trong chương trình khác, và công sức xây dựng chúng đã bỏ ra rồi.
Quan hệ với cựu sinh viên của chương trình. Họ vẫn là cựu sinh viên của trường, và việc chương trình đóng không nên làm họ mất liên hệ.
Một việc nên làm trước khi ra quyết định
Hỏi ba nhóm và ghi lại: giảng viên của chương trình; sinh viên đang học; và các nhà tuyển dụng trong lĩnh vực.
Đôi khi câu trả lời cho thấy vấn đề không phải ngành không còn nhu cầu mà là chương trình đã không được cập nhật, hoặc việc truyền thông tuyển sinh không tới được người cần. Hai vấn đề đó sửa được, và sửa rẻ hơn nhiều so với việc đóng rồi mở lại sau vài năm.
Khi nào nên tính tới việc đóng một chương trình?
Khi số nhập học dưới mức tối thiểu nhiều năm liên tiếp, không đủ giảng viên đúng chuyên môn, nhu cầu lĩnh vực đã thay đổi, hoặc nội dung đã được chương trình khác bao phủ tốt hơn.
Cam kết với người đang học là gì?
Bảo đảm hoàn thành chương trình đã đăng ký, thông báo sớm và trực tiếp, mở đủ các môn còn lại kể cả khi lớp nhỏ, và chỉ chuyển chương trình khi họ đồng ý.
Khi nào phải công bố việc dừng tuyển sinh?
Trước khi mùa tuyển sinh bắt đầu, ở cùng nơi thông tin tuyển sinh được đăng — tuyển cho ngành đã biết sắp đóng là điều không giải thích được về sau.
Nên làm gì trước khi ra quyết định?
Hỏi giảng viên, sinh viên đang học và nhà tuyển dụng trong lĩnh vực — đôi khi vấn đề là chương trình chưa cập nhật chứ không phải nhu cầu đã mất.
