Chương trình đào tạo cần được rà soát định kỳ, và ở nhiều nơi việc này diễn ra như một đợt tập hợp giấy tờ trước kiểm định. Bốn việc dưới đây là một chu kỳ có kết quả thật.
Việc một: thu dữ liệu, không thu ý kiến chung
Bốn nguồn cụ thể:
Kết quả học tập theo từng chuẩn đầu ra, không chỉ điểm trung bình môn. Đây là dữ liệu khó thu nhất và có giá trị cao nhất, vì nó là dữ liệu duy nhất nối trực tiếp với mục tiêu chương trình.
Tiến độ của người học: tỉ lệ tốt nghiệp đúng hạn, môn nào có tỉ lệ không đạt cao, môn nào thường bị dồn sang kỳ sau.
Phản hồi của người học, tách theo môn và theo khoá.
Thông tin về người tốt nghiệp: họ làm gì, dùng gì trong chương trình, và phải tự học gì thêm.
Nguồn thứ hai hay bị bỏ và dễ thu nhất — nó có sẵn trong hệ thống quản lý đào tạo. Một môn có tỉ lệ không đạt cao trong nhiều khoá liền là vấn đề của chương trình, không phải của các khoá sinh viên.
Việc hai: lập ma trận chương trình hiện tại
Bảng với hàng là chuẩn đầu ra, cột là các môn, mỗi ô ghi mức đóng góp — giới thiệu, củng cố, hay thành thạo.
Việc này mất một buổi họp và lộ ngay bốn vấn đề: chuẩn đầu ra không có môn nào phụ trách; chuẩn chỉ được giới thiệu mà không luyện tới mức thành thạo; nội dung trùng lặp giữa các môn; và môn không đóng góp vào chuẩn nào.
Đây là bước có tỉ lệ giá trị trên công sức cao nhất trong toàn bộ chu kỳ, và nó cho bạn bằng chứng — thứ cần có để thuyết phục đồng nghiệp, nhiều người trong số họ đã dạy môn của mình nhiều năm.
Việc ba: lấy ý kiến bằng câu hỏi cụ thể
Hỏi nhà tuyển dụng "chương trình cần gì" cho câu trả lời chung chung. Hỏi cụ thể thì khác:
Người mới tốt nghiệp vào làm ở chỗ anh chị, họ làm được ngay việc gì, và mất bao lâu để làm được việc gì?
Hỏi người tốt nghiệp: môn nào anh chị dùng thật, và điều gì phải tự học sau khi ra trường?
Hỏi sinh viên đang học: chỗ nào các em thấy trùng lặp, chỗ nào thấy thiếu chuẩn bị?
Hỏi giảng viên dạy các môn: các em đến môn của thầy cô đã có nền gì, thiếu gì?
Câu cuối phát hiện được các lỗ hổng về thứ tự môn mà không nguồn nào khác thấy được.
Việc bốn: chốt danh sách thay đổi có người và có hạn
Đây là việc quyết định, và là việc bị bỏ nhiều nhất.
Kết thúc chu kỳ bằng một bảng: mỗi dòng gồm vấn đề, thay đổi cụ thể, người chịu trách nhiệm, và thời hạn.
Và mở đầu chu kỳ sau bằng việc xem lại bảng của chu kỳ trước. Không có bước này thì không ai coi các kết luận là thật.
Một báo cáo rà soát không dẫn tới thay đổi nào là chi phí thuần — và tệ hơn, nó dạy mọi người rằng việc này là hình thức.
Xử lý sự phản đối
Thay đổi chương trình luôn có người phản đối, và phần lớn lý do là thật chứ không phải bảo thủ:
Lo mất môn của mình — và kèm theo là lo về khối lượng công việc được tính. Đây là lo ngại chính đáng cần được trả lời bằng kế hoạch phân công cụ thể, không bằng lời động viên.
Cho rằng nội dung đó vẫn cần. Xử lý bằng cách quay lại ma trận: môn này đóng góp vào chuẩn đầu ra nào, ở mức nào? Tranh luận trên bảng dễ hơn tranh luận về nguyên tắc.
Lo về chất lượng nếu cắt nội dung. Đôi khi đúng. Cách xử lý: nếu thêm nội dung mới thì phải bớt nội dung cũ, vì tổng tín chỉ có giới hạn — và đưa quyết định đó ra tập thể thay vì để ban chủ nhiệm tự cắt.
Ba việc nên tránh
Chỉ thêm, không bớt. Mỗi chu kỳ thêm nội dung mới mà không bỏ gì làm chương trình quá tải dần, và người học học bề mặt mọi thứ.
Đổi lớn ngay sau một khoá. Cần ít nhất hai khoá để biết một thay đổi có tác dụng không.
Không ghi lý do của mỗi thay đổi. Sau ba năm không ai nhớ vì sao một môn được thêm, và điều đó làm chu kỳ sau khó hơn nhiều.
Ghi chép của chu kỳ
Ba tài liệu cần giữ, ngắn thôi:
Ma trận chương trình của phiên bản hiện tại.
Bảng các thay đổi đã quyết, kèm lý do và người chịu trách nhiệm.
Các dữ liệu đã dùng làm căn cứ, để chu kỳ sau so được xu hướng.
Ba tài liệu này làm chu kỳ sau nhanh hơn nhiều, và chúng cũng là phần lớn hồ sơ mà kiểm định yêu cầu — nên làm đúng cách thì không phải làm hai lần.
Nếu chương trình chưa từng được rà soát có hệ thống
Đừng bắt đầu bằng việc viết lại chuẩn đầu ra. Hãy lập ma trận cho chương trình hiện tại trước, và lấy hai con số: tỉ lệ tốt nghiệp đúng hạn, và danh sách môn có tỉ lệ không đạt cao.
Một buổi họp trình bày ba thứ đó thường đủ để cả tập thể thấy vấn đề — và đó là điểm bắt đầu tốt hơn nhiều so với một đề xuất cải cách toàn diện.
Nguồn dữ liệu nào hay bị bỏ trong rà soát chương trình?
Dữ liệu tiến độ người học — tỉ lệ tốt nghiệp đúng hạn và môn có tỉ lệ không đạt cao. Nó có sẵn trong hệ thống quản lý đào tạo.
Bước nào cho giá trị cao nhất?
Lập ma trận chuẩn đầu ra theo môn; nó mất một buổi họp và lộ ra chuẩn không ai phụ trách, nội dung trùng lặp, và môn không đóng góp vào chuẩn nào.
Nên hỏi nhà tuyển dụng điều gì?
Người mới tốt nghiệp làm được ngay việc gì và mất bao lâu để làm được việc gì — thay vì hỏi chương trình cần gì.
Làm sao để kết quả rà soát dẫn tới thay đổi thật?
Chốt bảng thay đổi có người chịu trách nhiệm và thời hạn, rồi mở đầu chu kỳ sau bằng việc xem lại bảng đó.
