Quy định về xác minh văn bằng, thẩm quyền và thời hạn trả lời do văn bản hiện hành và quy chế của từng cơ sở quy định — bài này về việc tổ chức quy trình nội bộ.
Một trường cấp bằng trong nhiều chục năm sẽ nhận yêu cầu xác minh đều đặn: nhà tuyển dụng kiểm hồ sơ ứng viên, trường ở nước ngoài kiểm bằng của người xin học, cơ quan kiểm khi tuyển dụng hoặc bổ nhiệm.
Ở nhiều nơi, mỗi yêu cầu như vậy được xử lý như một việc mới: chuyển qua vài phòng, tìm trong sổ, rồi trả lời sau một hai tuần. Việc này giải quyết được bằng một quy trình đặt sẵn.
Ai được yêu cầu và yêu cầu thế nào
Đây là điểm phải rõ trước tiên, vì nó liên quan tới bảo vệ thông tin cá nhân.
Nguyên tắc thường áp dụng: xác minh chỉ trả lời khi có sự đồng ý của người được xác minh, hoặc khi bên yêu cầu có thẩm quyền theo quy định.
Hệ quả thực tế: mẫu yêu cầu cần có phần người được xác minh ký đồng ý, hoặc bản sao giấy uỷ quyền. Nhà tuyển dụng gọi điện hỏi "anh A có học ở trường mình không" thì không đủ căn cứ để trả lời.
Và nội dung trả lời nên giới hạn ở những gì được hỏi: bằng này có thật không, cấp cho ai, ngành gì, năm nào. Không kèm điểm, không kèm thông tin kỷ luật, trừ khi được hỏi và được người đó đồng ý.
Hồ sơ cần có trong mỗi yêu cầu
Một mẫu thống nhất, công bố trên trang web, gồm: thông tin bên yêu cầu; họ tên và ngày sinh người được xác minh; số hiệu bằng và năm cấp nếu có; bản chụp bằng; và phần đồng ý hoặc uỷ quyền.
Mẫu này rút ngắn thời gian nhiều hơn mọi biện pháp khác, vì phần lớn thời gian xử lý hiện nay là thời gian hỏi lại cho đủ thông tin.
Thời gian trả lời: công bố một con số
Công bố thời gian xử lý — và tách hai mức:
Bằng cấp trong giai đoạn đã có dữ liệu số — tra được trong ngày, nên cam kết vài ngày làm việc.
Bằng cấp cũ, còn trong sổ giấy — cần thời gian tìm, nên cam kết dài hơn và nói rõ lý do.
Việc công bố hai mức này giảm hẳn số lần bên yêu cầu gọi hỏi tiến độ, và nó cũng là cơ sở để bố trí nhân sự.
Ba ca khó và cách xử
Thông tin không khớp hoàn toàn. Rất phổ biến với bằng cũ: sai một dấu trong tên, ngày sinh lệch, tên trường đã đổi sau sáp nhập.
Cách xử: không kết luận "không tìm thấy" khi chỉ lệch một chi tiết. Tìm theo các trường khác, và nếu tìm được thì trả lời rõ là hồ sơ khớp với ghi nhận của trường ở các điểm nào và lệch ở điểm nào — thay vì trả lời có hoặc không.
Câu trả lời "không tìm thấy" cho một người có bằng thật là thiệt hại thật cho họ, và nó xảy ra chủ yếu vì cách tra cứu quá cứng.
Trường đã sáp nhập hoặc đổi tên. Cần xác định rõ đơn vị nào hiện chịu trách nhiệm trả lời cho bằng của cơ sở cũ, và công bố điều đó — nếu không, người có bằng bị đẩy qua lại giữa các nơi.
Bằng bị mất, người học xin xác nhận. Đây là nhu cầu khác với xác minh, và cần một quy trình riêng: cấp bản xác nhận tốt nghiệp dựa trên hồ sơ lưu, với mẫu và thẩm quyền rõ.
Khi phát hiện bằng không do trường cấp
Ba việc, theo thứ tự, và không được đảo:
Kiểm lại thật kỹ trước khi kết luận. Tra theo nhiều trường thông tin, kiểm cả sổ giấy, kiểm các đơn vị từng thuộc trường. Một kết luận sai ở đây gây hậu quả nghiêm trọng cho người bị nói tới.
Trả lời bằng văn bản, nêu đúng phạm vi — rằng trường không có ghi nhận về việc cấp bằng với các thông tin được cung cấp. Đây là phát biểu về dữ liệu của trường, không phải kết luận về hành vi của người đó.
Báo theo quy định nội bộ nếu có dấu hiệu làm giả phôi bằng hoặc giả mạo con dấu của trường — việc này liên quan tới chính uy tín của trường và có quy trình riêng.
Chuẩn bị trước, ba việc
Số hoá dữ liệu văn bằng cũ theo thứ tự ngược thời gian — bằng của mười năm gần nhất được hỏi nhiều nhất, nên làm trước. Không cần số hoá toàn bộ mới bắt đầu có ích.
Một sổ ghi mọi yêu cầu xác minh: ai hỏi, hỏi về ai, ngày, và trả lời gì. Sổ này cần cho việc truy lại và cho việc biết khối lượng thật.
Một người được phân công và một người dự phòng. Việc này thường dừng hẳn khi người duy nhất biết quy trình đi nghỉ — và bên yêu cầu thì có thời hạn của họ.
Về việc tra cứu công khai
Một số nơi công bố trang tra cứu văn bằng trực tuyến để bất cứ ai nhập số hiệu là kiểm được.
Cân nhắc hai chiều: nó giảm hẳn khối lượng yêu cầu thủ công, nhưng phải thiết kế để không làm lộ thông tin — chỉ xác nhận đúng hoặc không đúng với thông tin được nhập, không trả về danh sách, không cho tra theo tên, và có cơ chế chống dò tự động.
Nếu làm đúng, đây là cách giảm công việc nhiều nhất trong cả bài. Nếu làm sai, nó thành một nguồn dữ liệu cá nhân bị thu thập hàng loạt.
Ai được yêu cầu xác minh văn bằng?
Bên có sự đồng ý của người được xác minh, hoặc bên có thẩm quyền theo quy định — một cuộc gọi hỏi suông không đủ căn cứ để trả lời.
Xử lý thế nào khi thông tin không khớp hoàn toàn?
Không kết luận không tìm thấy khi chỉ lệch một chi tiết; tra theo các trường khác và trả lời rõ khớp ở điểm nào, lệch ở điểm nào.
Khi phát hiện bằng không do trường cấp?
Kiểm lại thật kỹ trước khi kết luận, trả lời bằng văn bản trong phạm vi rằng trường không có ghi nhận, rồi báo theo quy định nội bộ nếu có dấu hiệu làm giả.
Nên số hoá dữ liệu văn bằng theo thứ tự nào?
Ngược thời gian — bằng của mười năm gần nhất được hỏi nhiều nhất, và không cần số hoá toàn bộ mới bắt đầu có ích.
