Có một phép thử đơn giản cho hệ thống đảm bảo chất lượng của một cơ sở: kể ra ba thay đổi cụ thể trong năm qua bắt nguồn từ hệ thống đó.
Nếu không kể ra được, hệ thống đang sinh giấy tờ. Điều đó tốn thời gian của mọi người và tạo ra sự nghi ngại với chính khái niệm chất lượng.
Vòng cải tiến: bốn bước, bước cuối hay bị bỏ
Đặt chuẩn — điều gì được coi là đạt.
Đo — thu dữ liệu về mức đạt thật.
Phân tích — chỗ nào chưa đạt và vì sao.
Hành động, rồi đo lại.
Phần lớn hệ thống làm tốt hai bước đầu, làm sơ bước ba, và bỏ bước bốn. Không có bước bốn thì ba bước trước là chi phí thuần.
Điều làm bước bốn xảy ra: mỗi phát hiện được gắn với một người chịu trách nhiệm và một thời hạn, và được xem lại ở kỳ rà soát sau.
Thu dữ liệu gì
Nguyên tắc: chỉ thu dữ liệu mà bạn biết mình sẽ dùng để quyết định điều gì. Dữ liệu thu vì "có thể cần" làm mọi người mệt và không ai đọc.
Bộ tối thiểu có giá trị cho phần lớn cơ sở:
Tỉ lệ người học ở lại sau năm đầu và tỉ lệ tốt nghiệp đúng hạn, tách theo ngành.
Kết quả học tập theo từng chuẩn đầu ra, không chỉ điểm trung bình môn.
Tỉ lệ người học đăng ký được các môn cần trong kỳ.
Phản hồi của người học về từng môn.
Thông tin việc làm của người tốt nghiệp, với phương pháp nhất quán qua các năm.
Chỉ số thứ hai là chỉ số khó thu nhất và có giá trị cao nhất, vì nó là chỉ số duy nhất nối trực tiếp với mục tiêu của chương trình.
Phản hồi của người học: ba lỗi thường gặp
Khảo sát quá dài. Ba mươi câu cho mỗi môn dẫn tới tỉ lệ trả lời thấp và trả lời cho xong. Năm tới bảy câu, trong đó có một câu mở, cho dữ liệu tốt hơn.
Khảo sát cuối kỳ khi đã quá muộn. Một khảo sát giữa kỳ cho giáo viên cơ hội điều chỉnh ngay trong kỳ đó — điều này có giá trị với người học hiện tại, không chỉ với khoá sau.
Không phản hồi lại. Nếu người học góp ý mà không bao giờ thấy gì thay đổi hoặc nghe gì về kết quả, tỉ lệ trả lời sẽ giảm dần tới mức vô dụng.
Cách xử lý lỗi thứ ba: công bố ngắn gọn sau mỗi kỳ — các góp ý chính là gì, điều gì đã thay đổi, điều gì không thay đổi được và vì sao. Phần cuối quan trọng: giải thích lý do không làm được cũng giữ được niềm tin.
Và về mức sử dụng: phản hồi người học là dữ liệu về trải nghiệm học, không phải thước đo duy nhất để đánh giá giảng viên. Dùng nó làm căn cứ chính cho quyết định nhân sự tạo động cơ hạ chuẩn để được điểm cao.
Họp rà soát có kết quả
Một cuộc họp rà soát chất lượng nên kết thúc với một danh sách: mỗi dòng gồm vấn đề, việc cần làm, người chịu trách nhiệm, và thời hạn.
Nếu biên bản chỉ ghi "đã thảo luận và thống nhất tiếp tục nâng cao chất lượng", cuộc họp đó không tạo ra gì.
Và mở đầu mỗi kỳ rà soát bằng việc xem lại danh sách của kỳ trước. Đây là cơ chế duy nhất làm hệ thống thật sự vận hành.
Quan hệ với kiểm định
Kiểm định là đánh giá từ bên ngoài theo chu kỳ; đảm bảo chất lượng bên trong là việc chạy liên tục.
Nếu hệ thống bên trong chạy thật, việc chuẩn bị kiểm định chủ yếu là tập hợp những gì đã có. Nếu nó không chạy, mỗi kỳ kiểm định là một đợt làm hồ sơ gấp — tốn kém và không để lại gì.
Dấu hiệu rõ nhất: khối lượng công việc quanh mỗi kỳ kiểm định. Nếu nó tăng vọt, hệ thống bên trong chưa vận hành.
Dấu hiệu hệ thống chạy hình thức
Không kể ra được thay đổi nào trong năm qua bắt nguồn từ hệ thống.
Mọi chỉ số đều đạt, năm nào cũng vậy.
Người thực hiện coi việc này là nghĩa vụ báo cáo, không phải công cụ của mình.
Khối lượng công việc tăng vọt trước mỗi kỳ kiểm định.
Dữ liệu được thu nhưng không ai dùng để quyết định gì.
Với người phụ trách
Nếu hệ thống ở cơ sở bạn đang thuộc loại hình thức, đừng bắt đầu bằng việc thêm biểu mẫu. Hãy chọn một vấn đề mà mọi người đều thấy là vấn đề thật — thường là việc người học không đăng ký được môn, hoặc tỉ lệ bỏ học ở một ngành.
Đi trọn một vòng cải tiến cho vấn đề đó: đo, phân tích, hành động, đo lại. Rồi trình bày kết quả.
Một vòng hoàn chỉnh có kết quả thấy được thuyết phục đồng nghiệp hơn mọi tài liệu về hệ thống chất lượng, và nó đổi cách họ nhìn công việc này.
Phép thử nhanh cho hệ thống đảm bảo chất lượng là gì?
Kể ra ba thay đổi cụ thể trong năm qua bắt nguồn từ hệ thống. Không kể được thì nó đang sinh giấy tờ.
Bước nào của vòng cải tiến hay bị bỏ nhất?
Bước hành động và đo lại. Không có bước đó thì việc đặt chuẩn, đo và phân tích là chi phí thuần.
Khảo sát người học nên thiết kế thế nào?
Ngắn — năm tới bảy câu gồm một câu mở; có một đợt giữa kỳ để còn điều chỉnh được; và luôn phản hồi lại kết quả cho người học.
Quan hệ giữa hệ thống bên trong và kiểm định là gì?
Nếu hệ thống bên trong chạy thật thì chuẩn bị kiểm định chỉ là tập hợp những gì đã có; khối lượng công việc tăng vọt trước kiểm định là dấu hiệu nó chưa vận hành.
