Chất lượng của một kỳ thực tập phụ thuộc nhiều nhất vào một người: người trực tiếp hướng dẫn sinh viên tại doanh nghiệp.
Và người đó thường nhận sinh viên vào sáng thứ hai mà không được biết trước gì ngoài tên, không có tài liệu, và không rõ mình phải làm gì.
Họ thường ở tình thế nào
Bốn điều về vị trí của họ, và hiểu chúng thì cách hỗ trợ trở nên rõ:
Đây là việc thêm, không được giảm việc chính. Thời gian hướng dẫn lấy từ công việc của họ.
Họ không được đào tạo về hướng dẫn. Giỏi nghề không tự động thành biết dạy nghề.
Họ không biết sinh viên đã học gì. Nên hoặc giao việc quá khó, hoặc giao việc quá đơn giản — và cả hai đều làm kỳ thực tập kém giá trị.
Họ thường không được hỏi ý kiến về việc nhận sinh viên; quyết định được đưa ra ở cấp trên.
Từ bốn điểm này suy ra: mọi thứ nhà trường làm để giảm gánh nặng và tăng sự rõ ràng cho họ đều trực tiếp nâng chất lượng kỳ thực tập.
Những gì họ cần biết trước
Gửi trước khi sinh viên tới, không phải sau:
Sinh viên đã học gì — một trang, các môn chính và các kỹ năng đã có. Đây là thông tin có giá trị nhất và gần như không bao giờ được cung cấp.
Mục tiêu của kỳ thực tập — sinh viên cần đạt được gì, theo chuẩn đầu ra nào.
Thời gian và lịch — bao nhiêu tuần, mấy ngày một tuần, có kỳ thi nào giữa chừng không.
Người hướng dẫn cần làm gì — cụ thể: giao việc, trao đổi định kỳ, và nhận xét cuối kỳ. Ghi rõ khối lượng thời gian ước tính.
Đầu mối bên trường — tên, điện thoại, và trong trường hợp nào thì nên liên hệ.
Tài liệu nên cung cấp
Bốn thứ, đều ngắn:
Gợi ý các loại việc phù hợp theo từng giai đoạn — tuần đầu làm gì, tháng sau làm gì. Đây là thứ giúp nhiều nhất vì nó giải quyết đúng chỗ họ lúng túng.
Mẫu nhận xét cuối kỳ, gửi từ đầu chứ không gửi vào tuần cuối. Người biết mình sẽ phải đánh giá những gì sẽ chú ý tới chúng trong suốt kỳ.
Một trang về cách góp ý cho người mới. Ngắn, thực tế — nói về việc làm chứ không về con người, nêu bước tiếp theo cụ thể.
Ranh giới về việc giao việc — những gì sinh viên không nên làm vì lý do an toàn, pháp lý, hoặc vì nằm ngoài phạm vi thực tập.
Giữ liên lạc trong kỳ
Ba mốc, và mốc đầu là mốc quan trọng nhất:
Sau tuần đầu tiên — một cuộc gọi ngắn hỏi mọi thứ có ổn không. Phần lớn vấn đề của cả kỳ lộ ra ở tuần đầu, và xử lý lúc đó thì dễ.
Giữa kỳ — trao đổi về tiến độ, và hỏi người hướng dẫn có cần gì không.
Trước khi kết thúc — nhắc về nhận xét cuối kỳ và hỏi phản hồi về cả chương trình.
⚠️ Ba cuộc liên lạc này nên do một người phụ trách, và người đó phải có tên cụ thể — không phải "phòng đào tạo".
Khi có vấn đề
Ba tình huống thường gặp:
Sinh viên không được giao việc gì có ý nghĩa. Thường không phải do doanh nghiệp không muốn mà do người hướng dẫn không biết giao gì. Cách xử lý: gợi ý cụ thể vài loại việc, không trách móc.
Sinh viên không đáp ứng được. Cần nghe cả hai phía trước khi kết luận — đôi khi là vấn đề thái độ, đôi khi là việc được giao vượt quá mức đã học.
Điều kiện làm việc không phù hợp — giờ giấc quá mức, việc không liên quan tới ngành, hoặc vấn đề về an toàn hay ứng xử. Nhóm này cần can thiệp ngay và cần có quy trình sẵn, vì nó liên quan tới quyền lợi của sinh viên.
Với nhóm cuối, sinh viên phải biết trước là có thể báo với ai và việc báo sẽ không ảnh hưởng tới điểm của họ. Không nói rõ điều này thì phần lớn sẽ im lặng chịu đựng tới hết kỳ.
Ghi nhận người hướng dẫn
Bốn cách, đều ít tốn kém và chúng quyết định họ có nhận sinh viên lần sau không:
Thư cảm ơn chính thức gửi cả họ và cấp trên của họ. Việc cấp trên biết là điều có giá trị với họ.
Giấy chứng nhận có thể dùng trong hồ sơ cá nhân.
Mời tham gia các hoạt động của trường — nói chuyện với sinh viên, dự hội đồng, góp ý chương trình.
Cho biết kết quả — sinh viên họ hướng dẫn sau đó ra sao. Đây là thứ họ muốn biết và hầu như không bao giờ được cho biết.
Việc nên làm sau mỗi đợt
Hỏi người hướng dẫn hai câu:
Điều gì nhà trường lẽ ra nên cung cấp mà không có?
Sinh viên thiếu kỹ năng gì mà anh chị nghĩ nên được dạy ở trường?
Câu thứ hai là một trong những nguồn thông tin tốt nhất để cải tiến chương trình — và nó đến miễn phí, từ người vừa quan sát sinh viên của bạn làm việc thật trong nhiều tuần.
Thông tin nào nhà trường nên gửi trước mà thường không gửi?
Một trang về việc sinh viên đã học gì — không có nó thì người hướng dẫn hoặc giao việc quá khó hoặc quá đơn giản.
Tài liệu nào giúp người hướng dẫn nhiều nhất?
Gợi ý các loại việc phù hợp theo từng giai đoạn — tuần đầu làm gì, tháng sau làm gì.
Mốc liên lạc nào quan trọng nhất?
Sau tuần đầu tiên — phần lớn vấn đề của cả kỳ lộ ra ở tuần đầu và xử lý lúc đó thì dễ.
Nên hỏi gì sau mỗi đợt thực tập?
Nhà trường lẽ ra nên cung cấp gì mà không có, và sinh viên thiếu kỹ năng gì nên được dạy ở trường.
