Mời doanh nghiệp tham gia xây dựng chương trình: cách làm cho nó thực chất

Nhiều chương trình có một hội đồng tư vấn gồm đại diện doanh nghiệp. Họ họp một lần mỗi năm, nghe trình bày về chương trình, nói vài ý kiến chung, và không có gì thay đổi sau đó.

Vấn đề không phải doanh nghiệp không có gì để nói. Nó nằm ở cách họ được hỏi.

Vì sao cuộc họp thường ít kết quả

Ba nguyên nhân:

Câu hỏi quá rộng. "Anh chị thấy chương trình của chúng tôi thế nào" cho ra câu trả lời lịch sự và chung chung. Người trả lời không đủ thông tin về chương trình để nói cụ thể.

Họ được cho xem tài liệu, không được hỏi về công việc của họ. Thứ họ biết rõ là công việc thật cần gì — và đó là thứ ít được hỏi tới.

Không có gì để họ phản ứng. Một bản trình bày về chương trình khó góp ý; một bản mô tả cụ thể một công việc mà sinh viên sẽ làm thì dễ.

Hỏi thế nào để nhận được thông tin dùng được

Bốn dạng câu hỏi cho ra thông tin cụ thể:

"Người mới vào làm ở vị trí này, trong ba tháng đầu họ vướng ở đâu?" Đây là câu hỏi tốt nhất trong cả bài. Câu trả lời chỉ thẳng ra khoảng cách giữa chương trình và công việc.

"Anh chị phải đào tạo lại những gì?" Danh sách này là danh sách các chuẩn đầu ra chương trình chưa đạt.

"Trong một tuần, người ở vị trí này thực sự làm gì?" Với một mô tả cụ thể, khoa đối chiếu được với những gì đang dạy.

"Anh chị dùng công cụ và quy trình nào?" Câu này phát hiện các phần chương trình đã lạc hậu về mặt công cụ.

Điều nên tránh: hỏi họ chương trình nên có môn gì. Thiết kế chương trình là chuyên môn của trường; thứ doanh nghiệp cung cấp là thông tin về công việc, không phải giải pháp.

Các mức tham gia

Năm mức, từ nhẹ tới sâu, và nên bắt đầu từ mức nhẹ:

Nói chuyện với sinh viên — một buổi mỗi kỳ. Ít tốn nhất cho họ và có giá trị cao với người học.

Cung cấp tình huống thật cho một môn — một vấn đề họ đã gặp, kèm dữ liệu đã làm mờ thông tin nhạy cảm. Sinh viên làm bài trên tình huống đó, và đại diện doanh nghiệp nghe trình bày kết quả.

Đây là mức có tỉ lệ giá trị trên công sức cao nhất, và nó ít được dùng.

Nhận sinh viên thực tập với người hướng dẫn được phân công thật.

Đồng hướng dẫn khoá luận — đề tài từ vấn đề thật của doanh nghiệp.

Tham gia rà soát chương trình — mức sâu nhất, và chỉ có ý nghĩa khi đã qua các mức trên, vì lúc đó họ mới đủ hiểu chương trình để góp ý cụ thể.

Chọn mời ai

Ba tiêu chí, và tiêu chí thứ hai hay bị bỏ:

Người trực tiếp làm hoặc trực tiếp quản lý công việc mà sinh viên sẽ làm — không phải lãnh đạo cấp cao, vốn cách xa công việc thật.

Cả các doanh nghiệp nhỏ và vừa, không chỉ các tên tuổi lớn. Phần lớn sinh viên sẽ làm ở nhóm này, và nhu cầu của họ khác.

Cựu sinh viên của chính chương trình — họ hiểu cả hai phía và thường là thành viên hữu ích nhất.

Tổ chức: bốn việc

Gửi trước một câu hỏi cụ thể, không gửi trước tài liệu dài. Một trang nêu rõ khoa muốn biết gì cho kết quả tốt hơn nhiều so với bản chương trình năm mươi trang.

Họp ngắn và có mục tiêu. Chín mươi phút, một hai vấn đề, không phải một buổi nghe báo cáo.

Có giảng viên các môn liên quan dự, không chỉ lãnh đạo khoa. Người dạy môn đó cần nghe trực tiếp.

Sau buổi họp, gửi lại những gì sẽ thay đổi — kể cả khi câu trả lời là chưa thay đổi được và vì sao.

Việc cuối là việc quyết định có lần sau hay không. Người đã dành thời gian mà không thấy gì thay đổi sẽ không nhận lời lần thứ ba.

Những gì trường cần chuẩn bị

Ba điều, nếu không có thì việc mời tham gia không dẫn tới đâu:

Một người làm đầu mối với trách nhiệm rõ — giữ liên hệ, tổ chức, và theo sau các việc đã bàn.

Cơ chế để ý kiến thành thay đổi. Nếu mọi điều chỉnh chương trình đều mất hai năm qua nhiều cấp, thì các góp ý sẽ nằm im và người góp ý sẽ thấy điều đó.

Có gì đó để trao lại. Hợp tác một chiều không bền. Trường có thể trao: quyền tiếp cận nguồn ứng viên, các khoá đào tạo ngắn cho nhân sự của họ, tư vấn chuyên môn, hoặc đơn giản là sự ghi nhận công khai.

Một cách kiểm việc này có thực chất không

Sau một năm, trả lời ba câu:

Có thay đổi cụ thể nào trong chương trình bắt nguồn từ ý kiến của họ không?

Có bao nhiêu người trong hội đồng đã làm việc trực tiếp với sinh viên — dạy một buổi, hướng dẫn một khoá luận, nhận thực tập?

Có ai từ chối tham gia tiếp không, và vì sao?

Nếu câu đầu là không và câu thứ hai gần bằng không, hội đồng đang tồn tại trên giấy — và việc chuyển sang các mức tham gia nhẹ hơn nhưng thật hơn sẽ cho kết quả tốt hơn nhiều.